Calendly DSGVO-konform einbinden

Die Online-Terminbuchung für die Website

Um auf seiner Website Online-Terminbuchungen zu ermöglichen, bietet das Tool Calendly eine kostenlose Option, die für viele Anwendungsfälle ausreichen dürfte. Doch da das Buchungstool ein Anbieter mit Servern in den USA ist, gilt es beim Einbinden des Dienstes auf der eigenen Website verschiedene Punkte zu beachten. 

Wir geben eine Anleitung zum Einbetten, zeigen, was hinsichtlich Datenschutz wichtig ist und stellen eine DSGVO-konforme Alternative zu Calendly vor.

Wie funktioniert Calendly? 

Mit Calendly lassen sich Termine (und Meetings) online vereinbaren. User suchen sich einen Tag und eine Uhrzeit aus und vereinbaren direkt den Termin auf der Website. Sie wiederum erhalten direkt eine E-Mail und der Termin wird automatisch Ihrem Kalender hinzugefügt.

In der kostenlosen Version erhalten Sie alle relevanten Features, um Ihre Terminvereinbarung auf Ihrer Website einzubinden und zu individualisieren. Wenn Sie »mehr« möchten und ein Zahlungssystem hinterlegen, ein Analyse-Tool einbinden oder Ihr CRM verbinden möchten, müssen Sie ein kostenpflichtiges Abo abschließen.

Vorteile 

Calendly hilft beim Zeitsparen. Um Termine mit Kund:innen oder Interessent:innen zu vereinbaren, entfallen E-Mails oder Telefonate. Auch eine Erstberatung können Sie auf diese Weise zeitlich abstimmen.

Dank Verknüpfung und Synchronisation mit dem eigenen Kalender werden nur Ihre verfügbaren Termine angezeigt. Zudem können Sie vor oder nach den Terminen einen Zeitrahmen blocken, sodass Sie immer ausreichend Puffer zwischen den Terminen wahren. 

Für Ihre Kund:innen und Interessent:innen besonders angenehm: Diese erhalten mehr Flexibilität, wann sie den Termin vereinbaren. Die Website ist jederzeit verfügbar, auch nach Betriebsschluss. Ein Termin ist so schnell eingetragen. Ohne Bandansage oder Warten auf eine Antwort-Mail.

Nachteile

Der große Nachteil bei Calendly bleibt das Problem der mangelnden DSGVO-Konformität. Mit der Terminabfrage via Calendly erheben Sie personenbezogene Daten in Form von Name und E-Mail-Adresse. Als US-amerikanischer Anbieter speichert Calendly diese Daten auf Servern in den USA, die nicht an die DSGVO gebunden sind.

Zwar hinterlegt Calendly beim Online-Termin auf der Website einen Link zu einem Pop-up-Fenster mit der Möglichkeit, die Cookie-Einstellungen zu editieren. Allerdings werden die »unbedingt erforderlichen Cookies« weiterhin übermittelt und dem Opt-In nicht in ausreichendem Maße Rechnung getragen. Daher sollten Sie beim Einbinden von Calendly aus Datenschutz-Sicht auf die an dieser Stelle erläuterten Punkte achten.

Zeichnet sich Ihr Unternehmen durch individuellen Support aus, wirkt das Tool außerdem unpersönlich. Für reine Terminvergaben, beispielsweise zu Vorsorge-Untersuchung beim Zahnarzt, sollte dieser Punkt jedoch nicht allzu schwer wiegen. Erst recht nicht, solange eine Telefonnummer auf der Website zur Online-Buchung hinterlegt ist. 

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Wie binde ich Calendly auf der Website ein?

1. Account erstellen

Um Calendly zu nutzen, benötigen Sie einen Account. Registrieren Sie sich auf calendly.com. Die Nutzung des Accounts bleibt jederzeit kostenfrei, sofern Sie nur Online-Terminbuchungen nutzen möchten.

2. Neuen Ereignistyp erstellen

Legen Sie im nächsten Schritt einen Ereignistyp an. Klicken Sie auf + Erstellen und wählen den Ereignistyp aus. Alternativ klicken Sie auf + Neuer Ereignistyp neben dem Zahnrad-Symbol.

Anmerkung: Im Reiter Verfügbarkeit stellen Sie Ihre Terminzeiten ein.

Wählen Sie die Option One-in-One für eine Online-Terminbuchung zwischen Ihnen und einem User. Obwohl es One-in-One heißt, erlaubt Calendly auch mehrere Gäste zum Termin einzuladen. Sollte diese Option in Ihrem Tarif nicht enthalten sein, können beide Teilnehmer:innen selbstredend den Video-Link mit Drittpersonen teilen. So können beliebig viele Personen teilnehmen.

Die weiteren im Bild ersichtlichen Optionen sind gegebenenfalls nur durch einen kostenpflichtigen Tarif verfügbar. Genauso verhält es sich mit dem Hinterlegen von Zahlungsmodalitäten oder dem Gestalten einer Bestätigungsseite. Diese Optionen sind nur gegen ein monatliches Abonnement erhältlich, für eine simple Online-Terminbuchung allerdings auch nicht notwendig.

Tragen Sie den Ereignisnamen ein. Voreingestellt ist auch eine Ereignisfarbe, die Sie innerhalb der Auswahl wechseln können. Optional können Sie noch einen Ort und eine Beschreibung angeben. Beim Ort wählen Sie zwischen verschiedenen Video-Plattformen oder einem persönlichen Meeting vor Ort.

Unter Ortsoption hinzufügen erweitern Sie die Alternativen, die Usern zur Auswahl stehen. Dabei müssen alle verknüpften Orte zuvor hinterlegt sein. Sofern noch nicht erfolgt, erhalten Sie eine Meldung mit der Anleitung. 

Bei der Beschreibung haben Sie die Möglichkeit, einen individuellen Text als Ergänzung zum Ereignisnamen zu hinterlegen.

Tipp: In der Beschreibung können Sie auf die Nutzung Ihres Google-Kalenders oder von Google Meet als Video-Plattform eingehen. So teilen Sie Usern direkter DSGVO-relevante Informationen mit. 

Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.

3. Ereignis-Optionen festlegen

Um die Ereignis-Optionen zu definieren, tragen Sie den Zeitraum für mögliche Terminbuchung in der Zukunft im Datumsbereich ein. Standardmäßig sind in Calendly 60 Tage voreingestellt. Alternativ bestimmen Sie einen von Ihnen ausgewählten Datumsbereich oder lassen User unbegrenzt in die Zukunft planen.

Bestimmen Sie die Dauer des einzelnen Termins, hier 30 Minuten. Die Option Custom im Dropdown-Menü ermöglicht Ihnen neben den vorgegebenen Zeitfenstern einen individuellen Zeitrahmen vorzugeben.

Für die Verfügbarkeit des Ereignisses legen Sie Ihre Erreichbarkeit fest. Wählen Sie die Möglichkeit Vorhandenen Zeitplan, um die in Calendly unter Verfügbarkeit definierten Zeiten freizugeben.

Für eine individuelle Anpassung der Zeiten klicken Sie auf den Button Eigene Stunden festlegen und tragen anschließend die Zeiten ein. Über das +-Symbol definieren Sie für den jeweiligen Tag ein zweites Zeitfenster.

Um nicht von einem Termin zum nächsten hetzen zu müssen bzw. etwas Puffer zum vorherigen Termin einzurechnen, blocken Sie Zeit vor oder nach einer Online-Buchung. Setzen Sie dafür das Häkchen neben der gewünschten Option und definieren Sie im Dropdown-Menü das geblockte Zeitfenster.

Klicken Sie auf Weiter.

4. Kalender verbinden

Verknüpfen Sie Ihren persönlichen Kalender, damit Ihre verfügbaren Zeiten auf der Website erscheinen. Klicken Sie hierfür im Konto-Menü auf Kalenderverbindung. Anschließend verbinden Sie den Kalender, indem Sie hinter der gewünschten Option wie Google, Microsoft mit Outlook oder Apple für iCal Verbinden anwählen. Gegebenenfalls müssen Sie die Verknüpfung noch bestätigen.

5. Online-Termin auf Website einbinden

Klicken Sie im Dashboard auf den Share-Button Ihres angelegten Termins. Gegebenenfalls hat Calendly bei der Registrierung automatisch einen Termin erstellt, der an dieser Stelle auch angezeigt würde. Diesen entfernen Sie mittels Klick auf das Zahnrad-Symbol und der Auswahl des Löschvorgangs.

Wählen Sie die Option Der Website hinzufügen aus. Um die Online-Terminbuchung auf Ihrer Website einzubinden, wählen Sie die Inline-Einbettung mit der Maus an. Dadurch erfolgt mittels HTML-Einbettung eine prominente Einbettung auf der gewünschten Seite.

Kleine Anpassungen für den einzubettenden Code-Schnipsel können Sie in den Einstellungen für Buchungsseite vornehmen. Beim Verbergen der Ereignistyp-Details werden Profilbild, Name, Dauer des Ereignisses, Ort und Beschreibung nicht angezeigt. Sinnvoll kann das sein, um doppelte Informationen auf einer Seite zu vermeiden. Das Cookie-Banner sollte aus DSGVO-Gründen immer angezeigt sein. Doch dazu an dieser Stelle mehr.

Kopieren Sie den Einbettungscode – aber erst, wenn Sie die Anpassungen zu Details und Cookie-Banner sowie den Farben vollzogen haben, da sich der Code entsprechend ändert.

Gehen Sie anschließend in das Backend Ihrer Website. In diesem Fall ist es toujou, das auf TYPO3 basiert. Erstellen Sie ein HTML-Element und geben dort den kopierten Code ein. Beachten Sie, welche Option Sie für das Laden externer HTML-Ressourcen definiert haben.

Bei anderen Anbietern wie Wordpress oder Squarespace sehen die Backend-Oberflächen anders aus. Das Verfahren mit der Einbettung via HTML bleibt aber in der Regel gleich.

Wie lässt sich Calendly DSGVO-konform einbinden?

1. Opt-in-Einwilligung: Bei der Terminvergabe müssen User die Möglichkeit haben, die Datentransfer-Einwilligung zu widerrufen, bevor die Daten erfasst werden. Das ist bei Calendly mit dem Hinweis zu den Cookie-Einstellungen gegeben, aber wenig prominent platziert. Denn User können einen Termin buchen, ohne die Cookie-Einstellungen zu öffnen und gegebenenfalls zu modifizieren. Eine ausdrückliche Einwilligung, das Opt-In, ist damit nur schwammig erzielt.
2. Auftragsverarbeitungsvertrag: Eine solche Vereinbarung ist immer notwendig, wenn auf einer Website ein Drittanbieter Zugriff auf User-Daten erhält. Das ist beispielsweise bei YouTube-Videos der Fall. In einem solchen Vertrag wird der Umgang mit der Datenverarbeitung festgelegt. Gegebenenfalls kommt dieser AV-Vertrag mit dem Erstellen eines Calendly-Accounts und dem Akzeptieren der AGB automatisch zustande. Bitte ziehen Sie hierfür stets die aktuellen AGB von Calendly und ggfs. ihre Rechtsabteilung zu Rate.
3. Datenschutzerklärung: Auf der Datenschutz-Seite Ihrer Website muss ein Hinweis zur Nutzung von Calendly hinterlegt sein. User sollten so detailliert wie möglich darüber informiert werden, zu welchem Zweck Sie Calendly nutzen und welche Daten erhoben werden. 

Von Content-Blockern und Plugins

Gerade Punkt 1 bietet für Datenschützer eine Angriffsfläche. Für das Opt-In ist ein Content-Blocker in Form eines Plugins bzw. einer Extension manchmal das Mittel zur Wahl. Dieses kann allerdings negative Auswirkungen auf die Website-Geschwindigkeit haben. Um mehr Sicherheit ohne Performance-Verlust zu gewährleisten, können Sie daher auf Anbieter zurückgreifen, die ihre Daten innerhalb der Europäischen Union speichern. Frei von Anpassungen in den Datenschutzbestimmungen und Consent-Management sind Sie aber auch da nicht. 

DSGVO-konforme Alternativen zu Calendly

Alternativen zu Calendly, die DSGVO-konform sind, wären beispielsweise Cituro. Das in Augsburg beheimatete Unternehmen lockt mit einer kostenlosen Testphase, die dann in ein Abonnement von 19,95 € monatlich mündet.

Eine andere Option für eine DSGVO-konforme Terminbuchung wäre das Schweizer Tool Calenso, das durch etliche Funktionen besticht, bei monatlichen Kosten von 25 €.

Wer ein dauerhaft kostenloses Tool für die Online-Terminvereinbarung auf der Website sucht, das DSGVO-konform agiert, kann sich bei Meetergo umsehen. Die Server stehen laut Website in Frankfurt und damit in Deutschland. Zudem bietet Meetergo ein integriertes Opt-In bei der Terminbuchung. Nur wer das Häkchen daneben klickt, erhält auch wirklich einen Termin – der große Unterschied zu Calendly. Die Datenschutzerklärung muss aber auch hier auf die Nutzung des Dienstes angepasst werden.